HR Specialist 60-80% (ALL)
Ogilvy Schweiz, Zürich & INGO Zürich
Ogilvy Schweiz ist Teil des globalen Ogilvy-Netzwerks und entwickelt markenprägende Kommunikation an der Schnittstelle von Strategie, Kreativität und Technologie. INGO Zürich, als kreativ geführte Agentur innerhalb von Ogilvy, steht für Ideen mit hoher kultureller Relevanz und messbarer Wirkung. Gemeinsam begleiten wir Kund:innen von der Marken- und Kommunikationsstrategie über Kreation und Content bis hin zu Experience, Social und integrierten Kampagnen. Unser Anspruch ist, Arbeiten zu schaffen, die Menschen bewegen, Business-Ziele erfüllen und in der Schweiz wie international sichtbar sind. Dafür bauen wir auf interdisziplinäre Teams, hohe Qualitätsstandards und eine offene, kollaborative Arbeitskultur.
Zur Verstärkung unseres HR Teams
suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine:n HR Specialist.
ÜBER DEINE ROLLE
In dieser Rolle bist du die zentrale Unterstützung unseres HR-Teams mit Fokus auf Administration – und damit mitverantwortlich dafür, dass wir ein Umfeld schaffen, in dem sich unsere Mitarbeiter:innen wohlfühlen. Du berichtest direkt an die HR Managerin der Ogilvy INGO Gruppe und arbeitest eng mit Finance und Frontoffice zusammen.
Du hältst unsere HR-Prozesse vom Eintritt bis zum Austritt sauber auf Kurs und übernimmst eine wichtige Aufgabe im Onboarding: Du organisierst, koordinierst und unterstützt tatkräftig, damit neue Kolleg:innen gut ankommen und vom ersten Tag an alles stimmt.
Die Stelle eignet sich auch für den Berufseinstieg ins HR, wenn du dich für HR-Themen interessierst, sehr sorgfältig arbeitest und die Eigeninitiative mitbringst dich selbständig in Themengebiete zu vertiefen.
DEINE HAUPTAUFGABEN
- Personaladministration vom Eintritt bis Austritt der Mitarbeitenden
- Organisation und Unterstützung im Onboarding-Prozess (Koordination, Unterlagen, Abstimmungen, Termine)
- Koordination und Erstellung von Arbeitszeugnissen sowie diversen Bestätigungen
- Erfassen von Krankheits- und Unfallmeldungen sowie Verarbeitung der eingegangenen Taggeldabrechnungen
- Unterstützung bei der monatlichen Lohnverarbeitung
- Mithilfe bei Recherchen und Abklärungen mit Ämtern, Versicherungen oder Ansprechpartner:innen innerhalb unseres globalen Agenturnetzwerkes
- Mitwirkung bei diversen HR-Initiativen beispielsweise in den Bereichen Diversity, Unternehmenskultur oder Nachhaltigkeit
DAS BRINGST DU MIT
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise in einem BWL- oder HR-nahem Gebiet
- Sehr gutes Deutsch und Englisch (mind. C1) in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind ein Plus.
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung mit primär administrative Aufgabengebiet
- Du bist serviceorientiert, kommunizierst klar und arbeitest gern mit verschiedenen Teams zusammen.
- Du arbeitest exakt, strukturiert und zuverlässig – auch wenn vieles parallel läuft.
- Eigeninitiative ist für dich selbstverständlich: Du weisst, wo du Informationen findest, recherchierst sauber und fragst gezielt nach, wenn nötig.
- Du bist digital fit und sicher in MS Office; HR-/ERP-Systeme (z. B. Navision, ABACUS) sind von Vorteil.
- Du bist offen für die Integration von KI in den Arbeitsalltag und nutzt neue Tools pragmatisch, um effizienter und besser zu arbeiten.
DAS ERWARTET DICH
- Eine Rolle mit Verantwortung in den Details – und viel Lernkurve im HR (inkl. Einstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeiten).
- Spannende und vielseitige Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit Mitgestaltungsmöglichkeiten in vielen Bereichen
- Eine kreative und unternehmerische Arbeitsumgebung
- Kurze Wege, direkte Zusammenarbeit und unkomplizierter Kontakt zu Mitarbeiter:innen und Geschäftsleitung.
- Flexible Gestaltung der Arbeitszeit und Möglichkeit zu hybridem Arbeiten
- Büro im Kreis 5, Zürich (nähe Hardturm)
- Agentureigenes Bistro sowie Fitnessraum