HR - Administration & Office Manager 40-80% (all)

Ogilvy Schweiz, Zürich

Ogilvy ist eine führende globale Agentur in den Bereichen Marketing, PR, und Kreativität. Zusammen mit dem Brand Ingo adressiert Ogilvy in der Schweiz ein breites Spektrum von globalen und lokalen Kunden. Zur Verstärkung unseres HR- und Back-Office Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n flexible/n 

HR - Administration & Office Manager 

ÜBER DEINE ROLLE

In deiner Rolle berichtest du direkt an die HR Direktorin von Ogilvy und bist zuständig für sämtliche Administrationsaufgaben im Bereich HR und fungierst als enge Schnittstelle zu unserem Finanz-Team sowie der Rezeption.

    DEINE HAUPTAUFGABEN

    • Personaladministration vom Eintritt bis Austritt der Mitarbeitenden
    • Unterstützung bei der Lohnabrechnung/Payroll inkl. Quellensteuerabrechnungen sowie Erfassung von Personalmutationen für ca. 100 Mitarbeitende
    • Spesenverrechnung
    • Mithilfe bei Monats- und Jahresabschluss
    • Mithilfe bei Recherchen, Abklärungen mit Ämtern, oder Ansprechspartner:innen innerhalb unseres globalen Agenturnetzwerkes im Bereich HR
      • Mitgestaltung der HR Funktion bei verschiedenen Initiativen in den Bereichen Recruiting, Diversity, Unternehmenskultur, Nachhaltigkeit, Training & Development
        • Je nach Kapazität auch Aufgaben des Office Managements wie z.B. Event-Organisation, Bestellwesen, etc.

          DAS ERWARTET DICH

          • Gute Einstiegs- und Weiterbildungsmöglichkeit im Bereich HR
          • Spannende und vielseitige Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
          • Mitgestaltungsmöglichkeiten in vielen Bereichen
          • Eine kreative und unternehmerische Arbeitsumgebung
          • Sehr nette Kollegen:innen und eine offene und kollaborative Unternehmenskultur
          • Flexible Gestaltung der Arbeitszeit und Möglichkeit zu hybridem Arbeiten
            • Direkter und unkomplizierter Kontakt zu allen Mitarbeitenden und zur Geschäftsleitung
                        • Gute Einarbeitung durch erfahrene Kolleg:innen und Vorgesetzte

                          DAS BRINGST DU MIT

                          • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium, idealerweise in einem BWL- oder HR-nahem Gebiet
                          • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) in Wort und Schrift, jede weitere Sprache ist von Vorteil
                          • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung mit primär administrative Aufgabengebiet
                          • Agenturerfahrung von Vorteil
                          • Digitale Affinität und sicherer Umgang mit der gesamten MS-Office Palette
                          • Erfahrung mit HR und ERP Systemen wie Navision oder ABACUS von Vorteil
                          • Offene, kommunikative und flexible Persönlichkeit

                          WIR BIETEN

                          • Angenehme Arbeitsatmosphäre mit Raum für persönliche Entwicklung
                          • Dynamisches und kollegiales Team
                          • Flexibles Arbeitsmodell zwischen Agentur- / Home-Office-Tagen
                          • Büro im Kreis 5, Zürich (nähe Hardturm)
                          • Agentureigenes Bistro sowie Fitnessraum
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